Autorzy:
Łukasz Borowiecki on Linkedin
Łukasz Borowiecki
Co-founder and CEO at 10 Senses | AI Sector Expert at Digital Poland Foundation
Delivering value with data & AI
Marek Zielinski on Linkedin
Marek Zielinski
Co-founder at 10 Senses
Helping you with Process mining, IoT and data

 

  • Tekst zawiera najciekawsze fragmenty z raportu „Cyfrowe Fakturowanie w Polsce”

 

Po co cyfryzować obieg faktur?

Umiejętność sprawnego korzystania z technologii cyfrowych stanowi dzisiaj jedną z najważniejszych prób dla wielu przedsiębiorstw. Widać to szczególnie w sytuacji obecnej pandemii wywołanej przez wirus SARS-CoV-2, popularnie zwany koronawirusem. Wiele firm mierzy się z nagłym spadkiem sprzedaży czy nakładanymi z dnia na dzień ograniczeniami w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej. Wymaga to podejmowania wielu często radykalnych decyzji w bardzo krótkim czasie.

Na trendy rynkowe związane z rozwojem technologii do analityki danych nakładają się dodatkowo zmiany związane z regulacjami UE. Przedstawione w lutym przez Komisję Europejską dokumenty zakładają m.in. stworzenie wspólnego rynku danych na poziomie całej UE, promocję wymiany zanonimizowanych danych pomiędzy firmami w ramach sektorów gospodarki (również pomiędzy konkurentami), rozszerzenie przepisów w stylu RODO na dane z inteligentnych urządzeń czy też finalnie przygotowanie zestawu wymagań dla modeli zaawansowanej analityki.

O tej tematyce pisaliśmy już wcześniej m.in. w artykułach: Biała księga AI, czyli jak Komisja Europejska chce regulować Dziki Zachód technologii AI oraz Co zakłada europejska strategia danych?. W samym raporcie “Cyfrowe Fakturowanie w Polsce” znajdują się również informacje o inicjatywach Komisji Europejskiej związanych z normą danych dla faktury elektronicznej oraz harmonizacji przepisów prawa unijnego w zakresie VAT i e-faktur. Zapraszamy do lektury rozdziału 1.7 „Przyszłość cyfrowego fakturowania w Europie” autorstwa Piotra Tatary – Senior Associate, w Baker McKenzie.

W obecnej sytuacji wykorzystanie analityki danych należy traktować zarówno jako szansę, jak i wyzwanie. U firm, które sprawnie nabędą umiejętność integracji i korzystania z danych, przełoży się to na wyższą konkurencyjność oraz wzrost. Firmy, które prześpią tę zmianę, mogą obudzić się w o wiele trudniejszym otoczeniu biznesowym.

 

e-Faktury – rządowy projekt z dziedziny cyfrowych finansów?

Warto też zwrócić uwagę na inicjatywy związane z cyfryzacją fakturowania na szczeblu Państwowym. Szczególnie, że tego typu rozwiązania staną się w perspektywie kilku lat obowiązkowe. Jedną z takich inicjatyw jest program e-Faktury, w ramach którego planowane jest:

  • Zbudowanie i wdrożenie systemu informatycznego do odbierania faktur elektronicznych oraz ich przesyłania do kontrahenta, a także odbieranie i przekazywanie komunikatu do wystawcy faktury.
  • Stworzenie API w celu bezpośredniego komunikowania się programów finansowo-księgowych z systemem e-Faktur.
  • Integracja z e-Urzędem (portal usługowy budowany przez Ministerstwo Finansów) i adaptacja aplikacji e-Mikrofirma.
  • Zbudowanie mechanizmów analitycznych.

O programie można więcej przeczytać w raporcie w rozdziale 1.6 „e-Faktury – czym jest rządowy projekt z dziedziny cyfrowych finansów?”

 

Cyfrowe fakturowanie w Polsce na tle innych krajów europejskich

Dzięki badaniom Eurostatu z lat 2018 oraz 2019 dotyczącym Społeczeństwa Informacyjnego możliwe jest przedstawienie stanu cyfryzacji polskich firm i porównanie ich z przedsiębiorstwami z innych krajów UE. Badanie to daje wgląd zarówno w stopień cyfryzacji obiegu faktur, jak i innych technologii związanych z transformacją cyfrową w obszarze finansów i księgowości.

 

Indeks cyfryzacji obrotu faktur

Indeks cyfryzacji obrotu faktur [%]

 

CYFRYZACJA OBIEGU FAKTUR. Pierwszym poziomem cyfryzacji obiegu faktur jest wysyłanie e-faktur o charakterze nieustrukturyzowanym, takich jak skany, czy też PDF-y. Tutaj polskie firmy są w środku europejskiej stawki – w Polsce robi tak 58% firm, podczas gdy średnia UE wynosi 59%.

Widać natomiast różnicę pomiędzy Polską a UE w przypadku dalszych kroków związanych z cyfryzacją. W UE przeciętnie 18% firm zrezygnowało z wysyłania faktur papierowych, podczas gdy w Polsce zdecydowało się na to tylko 13% przedsiębiorstw. Dystans ten jest jeszcze bardziej zauważalny w przypadku praktyki wysyłania faktur, które są dostosowane do automatycznego przetwarzania. W Polsce tego rodzaju e-faktury wysyła 16% firm, w UE robi zaś tak 25% przedsiębiorstw. Na poziomie całej UE można zidentyfikować kilku państw liderów, w których stopień cyfryzacji obiegu faktur poszedł zdecydowanie do przodu względem reszty UE. Są to kraje skandynawskie oraz Holandia czy też Estonia.
Największą różnicę pomiędzy polskimi i europejskimi firmami widać w wykorzystaniu oprogramowania finansowego lub księgowego w chmurze obliczeniowej. W UE przeciętnie takimi rozwiązaniami posługuje się 9% firm, w Polsce korzysta z nich tylko 3% przedsiębiorstw. Różnica ta odzwierciedla szerszy aspekt, jakim jest niski stopień wykorzystania rozwiązań chmurowych wśród rodzimych firm.

LIDEREM JEST M.IN. SKANDYNAWIA. W przypadku wielu rozwiązań naturalnym wzorem dla polskiej gospodarki są standardy wypracowane w Niemczech. Biorąc pod uwagę dynamikę gospodarki niemieckiej, jest to zrozumiałe podejście, gdy jednak chodzi o cyfryzację przedsiębiorstw, powinniśmy raczej spoglądać na Skandynawię. To tam firmy skutecznie wdrażają technologie związane z cyfryzacją obiegu faktur, przyjmowania zamówień oraz wykorzystaniem systemów ERP i chmury obliczeniowej. W tych aspektach gospodarka niemiecka wypada zaskakująco przeciętnie na tle innych państw europejskich i z tego powodu wzorców powinniśmy szukać gdzie indziej.

 

Ścieżka cyfryzacji obrotu faktur

Nie wszystkie kraje podążają tą samą ścieżką na drodze do cyfryzacji obiegu faktur. Weźmy jako przykład Finlandię oraz Holandię – dwa państwa spośród liderów. Obydwa cechują się o wiele wyższym niż średnia europejska odsetkiem firm korzystających z nieustrukturyzowanych e-faktur, tutaj jednak podobieństwo się kończy. W Holandii ponad połowa przedsiębiorstw nie wystawia już faktur w formie fizycznej. W Finlandii tylko 14% firm całkowicie przestawiło się na elektroniczne faktury. Pokazuje to, że w praktyce istnieje więcej niż jeden model cyfryzacji obrotu faktur w gospodarce.

 

Cyfryzacja obrotu faktur w Polsce na tle wybranych krajów UE

Cyfryzacja obrotu faktur w Polsce na tle wybranych krajów UE

 

Wykorzystanie systemów ERP – duże przedsiębiorstwa w Polsce w czołówce UE.

W Polsce wśród dużych przedsiębiorstw wykorzystanie ERP wynosi 87% i jest to jeden z wyższych wyników wśród państw UE. Wśród firm z sektora MŚP jednak tylko 27% korzysta z rozwiązań tej klasy i jest to wynik poniżej średniej unijnej. Widać więc, że pod kątem wykorzystania systemów ERP istnieje duża różnica wśród polskich firm – duże przedsiębiorstwa wypadają lepiej na tle stawki unijnej, podczas gdy mniejsze podmioty plasują się nieco z tyłu.

 

Zamówienia elektroniczne – system EDI

Finalnie najdojrzalsze firmy oraz branże zmierzają w kierunku realizacji zamówień za pomocą wiadomości EDI (ang. Electronic Data Interchange – elektroniczna wymiana danych). Zakłada ona realizację transakcji za pomocą wymiany komunikatów elektronicznych bez konieczności ręcznego tworzenia wiadomości. EDI pozwalana znaczną automatyzację procesu przyjmowania zamówień. W Polsce 16% firm przyjmuje zamówienia przez internet. Jest to nieco mniej niż wynik 20% w przypadku UE. Należy również zauważyć, że liczba firm, dla których ten sposób realizacji zamówień stanowi wyraźny fragment sprzedaży, jest mniejsza. W Polsce przedsiębiorstwa realizujące przynajmniej co dziesiąte zamówienie przez internet stanowią 9% wszystkich firm. Dla porównania w UE wynik ten osiąga przeciętnie 12% przedsiębiorstw. Firmy, które na potrzeby realizacji zamówień przyjmują wiadomości EDI, są w zdecydowanej mniejszości. W Polsce czyni tak tylko 4% przedsiębiorstw.

 

Firmy przyjmujące zamówienia za pomocą wiadomości EDI

Firmy przyjmujące zamówienia za pomocą wiadomości EDI

 

Zrozumienie procesów, optymalizacja i Hiperautomatyzacja

Z naszej perspektywy pracy z danymi, zarówno z perspektywy danych statycznych na potrzeby modeli uczenia maszynowego jak i z perspektywy dynamiki zdarzeń i analiz Process Mining, ustandaryzowana cyfryzacja obiegu dokumentów jest dla przedsiębiorstw wręcz koniecznością. Posiadanie dostępu do obiektywnych danych o przebiegu całego procesu, od zamówienia w formie wiadomości EDI, poprzez powiązane z nim koszty, aż po finalną fakturę i płatność, otwiera szereg możliwości analitycznych. Z perspektywy Process Mining mogą to być m.in.:

  • znalezienie wąskich gardeł w procesach
  • automatyczne odkrywanie modeli procesu lub podprocesów
  • monitorowanie wykorzystania zasobów
  • znajdowanie odchyleń od modelowego procesu

O Process Mining pisaliśmy szerzej w artykule: “Czemu wiedza co to Process Mining okazuje się kluczowa dla biznesu?”
Gdy jeszcze dołożymy do tego cegiełkę w postaci modeli uczenia maszynowego, czy wręcz głębokiego uczenia, możemy pokusić się m.in. o:

  • predykcje czasu zakończenia procesu lub wystąpienia w nim błędów
  • segmentację zdarzeń, lub ich parametrów (klientów lub produktów)
  • optymalizację alokacji zasobów

Taka wiedza analityczna daje nam bezpośrednie narzędzia do optymalizacji i usprawnień w procesach oraz otwiera drogę do automatyzacji. Na początku zgodnie z dobrymi praktykami będą to wycinki procesu np. za pomocą RPA. Później użycie botów wspomaganych w kluczowych punktach decyzyjnych przez człowieka, aż po zastosowanie inteligentnych rozwiązań, które mogą stopniowo zwiększać swoją autonomiczność. Finalnie cyfryzacja obiegu dokumentów to niezbędny element na drodze przedsiębiorstwa do Hiperautomatyzacji.

 

Co znajdziesz w raporcie:

  • Czym dokładnie jest e-faktura i jej aspekty prawne
  • Porównanie cyfryzacji fakturowania w Polsce i UE
  • Wdrożenie e-faktury w firmie krok po kroku (przygotowane przez ekspertów z firmy SAGE)
  • Przykłady wdrożeń

Raport można pobrać ze strony Fundacji Digital Poland:

Pobierz raport “Cyfrowe Fakturowanie w Polscie”

 


Zapytaj nas również o wszelkie sprawy związane z Process Mining.