Łukasz Borowiecki

Co-founder and CEO at 10 Senses | AI Sector Expert at Digital Poland Foundation
Delivering value with data & AI

Aktualnie w mediach możemy znaleźć wiele artykułów o sztucznej inteligencji, przemyśle 4.0 czy technologii 5G. Tym samym trudno przeoczyć znaczenie wykorzystania danych dla nowoczesnej gospodarki. Jednak process mining nadal nie otrzymał znaczącej uwagi. Może się to wydawać zaskakujące, ale często nawet specjaliści pracujący na co dzień z danymi nie mają świadomości możliwości tej technologii. A możliwości te są naprawdę duże. Poniżej przedstawiamy, naszym zdaniem najważniejsze powody, dlaczego warto korzystać z process mining i jakich efektów można się spodziewać.

Wydajna i automatyczna budowa procesu

Zbieranie informacji o procesie, mapowanie czynności i ich analiza – teoretycznie nie są to nowe zagadnienia i tego typu inicjatywy były już podejmowane wcześniej przez firmy. Ale do tej pory był to bardzo żmudny proces, oparty często o arbitralne założenia i niekoniecznie odzwierciedlający faktyczne czynności realizowane przez pracowników. Process mining adresuje te wyzwania m.in. poprzez:

• Oszczędność czasu: dzięki process mining nie trzeba ręcznie budować procesu, ponieważ algorytm wykonuje tę pracę za nas. Pozwala to skupić się na tym, co jest naprawdę ważne, czyli analizie procesu.
• Wynik oparty o obiektywne dane: cała analiza process mining jest realizowana w oparciu o faktyczne logi z procesów. Nie opieramy się jak do tej pory głównie na arbitralnych założeniach, oszacowaniach czy tylko intuicji. Czynnik ludzki nadal jest ważny i ma swoje miejsce, ale zyskujemy narzędzie, które pozwala nam na obiektywne spojrzenie na wyniki w oparciu o faktyczne dane.
• Uchwycenie całej złożoności procesu: Realizując mapowanie procesu ręcznie nie jesteśmy w stanie uchwycić każdego pojedynczego detalu. To byłoby całkowicie nierealne. Natomiast process mining zawiera (w zależności od jakości naszych danych) nawet i 100% informacji o procesie. Dlatego jeżeli zachodzi taka potrzeba to jesteśmy w stanie wyfiltrować każdą pojedynczą czynność czy wariant realizacji procesu.

W obecnej chwili process mining jest jednym z najlepszych narzędzi, pozwalających skutecznie i wydajnie analizować dane o charakterze procesu, czyli takie gdzie kolejne czynności są realizowane w następującej po sobie sekwencji.

Jakie wyniki możemy osiągnąć dzięki process mining

Wykorzystanie process mining znacznie ułatwia analizę procesów, a w przypadku niektórych analiz process mining może okazać się wręcz nieodzowny. Dzięki process mining jesteśmy w stanie w łatwy sposób wykonać m.in. poniższe analizy:

• Analiza czasu realizacji i liczby kroków: Są to podstawowe statystyki realizacji procesu. Jednak dzięki process mining mamy możliwość łatwego filtrowania, aby sprawdzić wykonanie procesu zależnie od zakresu czasowego, zaangażowanych osób, rodzaju klienta itd.
• Identyfikacja wąskich gardeł: Wizualizacja procesu wraz z możliwością filtrowania pozwala na łatwe sprawdzenie, w których miejscach procesu następują opóźnienia.
• Identyfikacja niepotrzebnych czynności: Dzięki przejrzystej wizualizacji procesu i możliwości przedstawienia wszystkich czynności, dla których istnieją logi, bardzo łatwo jest znaleźć te miejsca gdzie następuje zapętlenie w procesie i wykonywane są dodatkowe czynności
• Określenie przyczyn źródłowych: Gdy znajdziemy wąskie gardła lub pętle w procesie możemy bardzo łatwo sprawdzić czym różnią się te realizacje procesu od jego pożądanej wersji. Przykładowo, można sprawdzić jakie zasoby były zaangażowane, jakich spraw dotyczą te przypadki, jakie zdarzenia miały miejsce przed pojawieniem się opóźnienia.
• Audyt i analiza zgodności procesu: Process mining pozwala nam na zestawienie modelowego procesu z faktycznym wynikiem pochodzącym z danych. Pozwala to sprawdzić co się faktycznie dzieje w firmie, prowadzić audytu procesowe czy też opomiarować proces poprzez KPI.

Sprawne wykorzystanie process miningu otwiera całkowicie nowe możliwości zdobywania informacji o czynnościach faktycznie realizowanych w firmie, a tym samym na lepsze zarządzanie przedsiębiorstwem i podnoszenie jest rentowności.

Idealne narzędzie do świadomego rozwoju przedsiębiorstwa

Przeprowadzanie inicjatyw mających na celu usprawnianie procesów wewnątrz firmy to zazwyczaj spore wyzwanie. Wymaga zaangażowania pracowników firmy bądź też zewnętrznych konsultantów. Konieczne jest przeprowadzenie wielu rozmów i spotkań z osobami pracującymi na różnych etapach procesu. Siłą rzeczy wyniki tego rodzaju analiz mają charakter jakościowy. Tym samym są subiektywne i mogą zostać podważone przez osoby przyjmujące inny zestaw założeń. Proces mining adresuje tę kwestię oferując poniższe korzyści :

• Precyzyjna identyfikacja problemu: Analiza process mining pozwala nam dokładnie określić miejsca w procesie, które wymagają poprawy i dostarcza informacji odnośnie przyczyn problemu.
• Rekomendacje oparte o twarde liczby: Process mining opiera się o faktyczne czynności i czasy realizacji. Dzięki temu w dyskusji nad usprawnieniami posługujemy się faktycznymi liczbami. Pozwala to uciec od sporów wynikających z różnicy opinii i założeń. Oparcie dyskusji o liczby i fakty diametralnie ułatwia wypracowanie rozwiązań akceptowanych przez wszystkie strony.
• Zaangażowanie zespołu: Wyniki process mining mają charakter wizualny i intuicyjny co pozwala na zaangażowanie zespołu. Możemy pokazać pracownikom wykres procesu, wskazać problematyczne miejsca i zapytać o opinie. W ten sposób nie tylko zdobywamy więcej informacji, ale też dajemy głos pracownikom, którzy w ten sposób czują realny wpływ na kierunek zmian w firmie.
• Oszacowanie efektu proponowanych inicjatyw: Po wypracowaniu potencjalnej listy zmian w procesie możliwe jest rozsądne oszacowanie efektu, jaki będą one mieć. Dzięki temu jesteśmy w stanie podjąć trafne decyzje jakie inicjatywy faktycznie wdrażać. Co więcej, inicjatywy uzasadnione danymi dają o wiele większą pewność managerom, że kierunek zmian jest prawidłowy, a sam zespół firmy jest w większym stopniu gotowy je zaakceptować.

Wymienione wyżej cechy sprawiają, że process mining jest idealnym narzędziem dla managerów i specjalistów, odpowiedzialnych za optymalizację procesów, lean six sigma czy ogólnie inicjatyw mających na celu zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa. Dzięki process mining można trafnie określić jakie zmiany powinny być zrealizowane, uzasadnić je poprzez liczby i zdobyć poparcie wewnątrz organizacji dla ich realizacji.

Łukasz Borowiecki

Co-founder and CEO at 10 Senses | AI Sector Expert at Digital Poland Foundation
Delivering value with data & AI

Chcesz przeczytać więcej o Process Mining? Zobacz artykuły:
Czemu wiedza co to process pining okazuje się kluczowa dla biznesu?
Co to jest process mining?
Jak działa automatyczne odkrywanie procesu w process mining?